Ha.js в Хабаровске. Как организовать конференцию и не сойти с ума

Центральные города выделяются активным движением сообществ разработчиков: тематические встречи, полноценные конференции различного масштаба и размаха, хакатоны и т.д. Одним словом – жизнь бурлит. Полностью противоположная ситуация в провинции. Чем дальше от столицы, тем больше ощущаешь себя в вакууме. Крупных и красивых городов много, разработчиков там хватает, но все они как-то разрозненны. Каждый пишет код в своем уютном офисе и не задумывается о том, что вгороде полно коллег, единомышленников с уникальным опытом, готовых поделиться им совершенно бесплатно.

Локальные конференции, встречи – прекрасная возможность выступить перед аудиторией, рассказать о своем опыте и перенять знания коллег. Мешает лишь одно «но», о котором говорил выше, – в городах царит вакуум и мало кто решается что-то организовать для других.

Ваш покорный слуга проживает в Хабаровске, столице Дальнего Востока. У нашего города много достоинств по городским критериям, но проблема информационного вакуума достигает максимума.

Локальных мероприятий для разработчиков, ИТ-специалистов не просто мало, а катастрофически мало. Под словом «мало» я подразумеваю одно-два мероприятия в год, и одно из них обязательно пропитано рекламой крупных вендоров.

Сделай сам

Можно долго сетовать на отсутствие мероприятий, но, кроме вздохов и слов сочувствия от друзей, ничего не получишь. Я всегда придерживаюсь мнения: если чего-то не хватает – сделай это сам. Примерно так у меня родилась идея проекта Ha.js – митап для фронтенд-разработчиков родного города. Чуть ниже я поделюсь своим, пока небольшим, опытом организации локальных мероприятий, а пока расскажу про первый Ha.js [1].

Первая встреча фронтенд-разработчиков состоялась 13 мая. Несмотря на все мои опасения, митап посетили более 40 разработчиков. Несколько ребят приехали из соседних крупных городов (Владивосток, Комсомольск-на-Амуре) – лишнее доказательство того, что чаще всего вакуум не в городе, а в нас самих.

Митап длился примерно три часа, и за это время на сцену вышли три докладчика.

Открыл встречу Андрей Волобуев с докладом «Как работает React.js». Поговорили про сам фреймворк, технические особенности и громадные перспективы от его применения. Слушатели воодушевились идеей и завалили докладчика шквалом вопросов. Сложилось впечатление, что добрая половина посетителей в одночасье стали адептами React.js.

Далее наступил «технический перерыв» в виде оригинального и универсального доклада Дмитрия Кузнецова о юридических аспектах применения готовых фреймворков, библиотек. На простых примерах Дмитрий рассказал слушателям овсевозможных лицензиях распространения программного кода, их отличиях и проблеме выбора.

Не совсем профильная тема для разработчиков стала настоящим хитом. Слушатели задавали различные вопросы об особенностях защиты авторских прав, нюансах выбора лицензии для своих проектов.

С последним докладом выступил я сам. Мне не хотелось фокусироваться непосредственно на коде и разборе популярных технологий, вместо этого тема моего доклада затронула самый важный вопрос – обучение профессии фронтенд-разработчика.

Пару лет принимаю участие в образовательном процессе (работаю наставником в HTMLAcademy) и на основе своего опыта взаимодействия со студентами рассказал про особенности обучения фронтенду, проблемах, современных онлайн-школах. Итогом доклада стала секция вопросов-ответов от слушателей. Вопросы обучения интересовали не только студентов, но и разработчиков других специализаций, желающих переквалифицироваться во фронтендеров.

Мероприятие не обошлось без форс-мажоров (об этом ниже), но в целом все прошло хорошо. Слушатели приняли проект и попросили «добавки». Забегая вперед, скажу: митап запустил процесс организации сообщества фронтендеров. Наиболее заинтересованные участники мероприятия влились в ряды волонтеров и уже помогают готовить вторую встречу.

Как организовать митап и не сойти с ума

Если вы из провинциального города, где нет технических конференций, не жалуйтесь на сложности и отсталость этого направления, попробуйте собрать людей самостоятельно. На первый взгляд это кажется сложной, невыполнимой задачей, но, когда имеешь перед глазами четкий план, все становится значительно проще.

Далее я поделюсь своим пошаговым планом организации мероприятия, но сначала пару слов о вдохновении и целях. Не открою Америки, если скажу, что для достижения цели надо очень хотеть ее осуществить. Одно дело любить программировать и ходить на конференции, совсем другое их организовывать.

Идею с Ha.js мне пришлось вынашивать больше года. Собрать людей хотелось, но все же я больше разработчик, чем организатор. В голове крутилось множество «но», пока однажды мне не попался выпуск подкаста «Веб-стандарты», гостем которого был Олег Мохов (Яндекс).

Олег помимо разработки занимается организацией митапов, в подкасте он поделился своим опытом и той теорией, необходимой для старта. Интервью с ним вдохновило меня, и тогда я определился с мыслью: «Да, я готов провести митап вродном городе».

Шаг первый. Единомышленник

Вдохновение – это хорошо, но еще лучше наличие друга, единомышленника, заинтересованного в проведении мероприятия не меньше, чем ты сам. Процесс организации связан с множеством сложностей, и иногда захочется отступить. Помочь и подстраховать в таких случаях должен второй организатор, тот самый единомышленник.

Вам не обязательно разделять обязанности пополам. Если есть четкое видение и силы, все реально делать самому, а с партнером проводить еженедельные встречи для обсуждения проблем и очередного этапа подготовки. При таких встречах ряд проблем решается моментально. Все люди мыслят по-разному, и если вам что-то кажется трудно выполнимой задачей, другому человеку (в данном случае вашему партнеру) это может показаться пустяком.

Мне в этом плане сильно повезло. Вторым организатором мероприятия стал мой друг – Денис Ткаченко (АО «РЖД»), уже имеющий опыт проведения конференций. Его советы, помощь были бесценны и помогли быстро преодолеть многие трудности. За это ему хочется еще раз сказать «Спасибо!».

Шаг второй. Определяем дату

Чтобы дойти до цели, ее как минимум нужно обозначить. Дата старта мероприятия – вторая задача по приоритету. Выбирать ее надо осмысленно и учитывать несколько факторов.

Первый – сроки подготовки. За это время вы должны решить вагон организационных вопросов (место, докладчики, формат и т.д.) и запустить мероприятие. Сроки на подготовку лучше выбирать с запасом, но не стоит делать слишком большой размах. Мало времени – плохо, есть шанс опоздать. Много времени – не особо лучше, велик риск потери мотивации.

Идеальный вариант, на мой взгляд, шесть-семь недель. На первой неделе продумывается формат, далее определяется место и начинается пиар с поиском докладчиков.

Второй фактор – сезонность. Если конференция выпадает на летние месяцы или затяжные зимние праздники, то надо лишний раз задуматься о посещаемости. Люди в праздники любят отдыхать, и конверсия регистраций в посетители провиснет. Как оно бывает, вроде планировал сидеть в новогодние праздники дома, а тут подвернулась горящая путевка в теплые края. О какой конференции может быть речь?

Шаг третий. Место проведения

В небольших городах с местом проведения обязательно возникнут сложности. Выбор площадок невелик, и далеко не все компании готовы приютить ваше мероприятия бесплатно. Придется проявить талант переговорщика и посидеть нателефоне, назначая встречи с владельцами помещений.

От выбранного места будет зависеть количество регистраций. На небольшую площадку много людей не пригласишь. Нередки ситуации, когда вы забронировали 40 регистрационных мест (вместимость площадки), а конверсия составила50%. Или, наоборот, подумали, что придет мало, а желающих пришло больше.

Если вы взялись за организацию мероприятия, то один доклад, как минимум, должен быть ваш

Все эти моменты стоит продумать и сразу оценить возможную аудиторию. На Ha.js планировалось собрать 20-25 человек, а явка составила больше 40. При этом регистраций было под 60. Мы не хотели специально ограничивать количество участников (важно прощупать потенциальное количество аудитории), поэтому взяли площадку с большей вместимостью.

На конверсию сильно влияет расположение площадки. Люди не любят далеко ездить, и есть все шансы растерять посетителей, выбрав место в непривлекательной районе города. Особенно это касается анонсов с открытым местом проведения. Плохая практика открывать регистрацию без указания места проведения. Регистраций будет много, но конверсия может провиснуть после объявления расположения площадки.

Далеко не все площадки идеально подходят для проведения митапов/конференций. Не забывайте, вам как минимум потребуется проектор, экран, микрофоны и места для посетителей, причем не сильно далеко от проектора. Отдельным плюсом будет наличие местного звукооператора, который сможет настроить оборудование специально для вас. В большей мере это касается непрофильных площадок (баров, ресторанов и т.д.), вроде там все оборудование есть, но безнужного человека оно не заработает.

Шаг четвертый. Сайт, социальные сети

Следующий шаг – подготовка информационной площадки. Того самого места, где заинтересованные люди смогут зарегистрироваться и получить базовые сведения о предстоящем событии.

Идеальный вариант – несколько локаций. Собственный сайт, группы в социальных сетях, twitter и т.д. Есть разные мнения на счет отдельного сайта мероприятия. На мой взгляд, сайт в виде простого лэндинга необходим. Не надо делать егосуперфункциональным. Хватит одной внятной страницы с перечнем важной информации: описание события, место проведения, спикеры, темы докладов и регистрационная форма.

Не надо вливаться в долгострой и проектировать идеальный сайт. Люди не будут им пользоваться каждый день. Регистрация, просмотр перечня докладов – типовые паттерны взаимодействия пользователя с сайтом. Тратить время наненужный функционал не надо.

Сайт должен выглядеть аккуратно и соответствовать ожиданиям вашей аудитории. Это я к тому, что если вы собираетесь делать конференцию по фронтенду, то сайт как минимум должен быть аккуратно сверстан и желательно соответствовать общепринятому стилю. Концепцию стиля легко подглядеть у аналогичных проектов в соседних городах.

Хорошо, предположим, что сайт готов, группы зарегистрированы. Можно переходить к активному наступлению – рекламе. Однако перед тем, как начать раскидывать анонсы и договариваться с городскими площадками, анонсируйте насайте один-два доклада.

«Как? Их же еще нет, докладчиков. Как анонсировать?» – возразите вы. Совершенно верно, но если вы взялись за организацию мероприятия, то один доклад как минимум должен быть ваш. Это не обязательно, но крайне желательно. Люди должны знать, на что они подписываются. Регистрироваться на абсолютно безымянную конференцию с непонятными докладчиками захочется не всем. Продумайте тему своего доклада и сделайте анонс себя.

Шаг пятый. Докладчики

Перед поиском спикеров важно определиться с общим количеством докладов. Не нужно устраивать солянку и пихать в первый митап всех желающих. Помните, большое количество докладов физически тяжело высидеть. Часть слушателей попросту не дождется завершения и покинет зал. У меня был опыт посещения митапов с 9-11 докладами. Процентов 30% посетителей до конца не досидели, а я последние доклады слушал на автомате. Большой поток информации за один день усвоить трудно.

Для формата «митап» идеальный вариант четыре-пять докладов. Шесть это уже максимум. Запомните: больше не значит лучше. Важнее сфокусироваться на пяти докладах, но тщательно их проработать. Большое количество желающих выступить – хороший показатель. Не забивайте ими сетку докладов под завязку, лучше проводите мероприятие чаще.

При поиске рекламных площадок не забывайте о тематических группах местных технических университетов

К такому количеству докладов при организации Ha.js мы пришли не сами – дельный совет услышали в одном из выпусков подкаста «Веб-стандарты». После мероприятия стало ясно – мы сделали правильный выбор. Двое докладчиков слились, а оставшиеся три доклада были прочитаны на отлично. Слушатели не успели устать и получили время пообщаться с докладчиками.

Резюмируем выше сказанное: с докладчиками нужно проводить отдельную работу. Если человек пообещал сделать доклад, то это еще ни о чем не говорит. Вполне возможно, он обрадовался знаменательному событию и не рассчитал силы. В лучшем случаем он честно предупредит о своем провале за несколько дней, а в худшем сообщит за пару часов до старта мероприятия, сославшись на внезапные обстоятельства.

Мы учли эту ошибку и изменили подход к работе с докладчиками. Первое, с чего мы начали, – определили даты предоставления черновиков презентаций и личных встреч. Например, человек изъявил желание выступить, организатор с ним созванивается, проговаривает детали и планирует личную встречу. На ней потенциальный докладчик показывает черновик презентации и проговаривает общую концепцию материала.

Получается своего рода тестовый прогон доклада. Особенно он полезен для докладчиков-новичков. Тестовый прогон выявит проблемные места, шероховатости материала. Тем самым докладчик сможет сразу получить комментарии, предложения и отшлифовать материал.

Предварительные встречи с докладчиками, тестовые прогоны помогут сократить количество форс-мажоров, но ко дню конференции случиться может всякое. Мы применили описанный подход во время проведения еще одного митапа, но, несмотря на предосторожности, один докладчик не смог выступить. Человек подготовил прекрасный материал, но заболел за пару дней до мероприятия.

Единственный способ защиты от таких ситуаций – наличие запасного докладчика. Найти подготовленного человека и сразу посадить на скамейку запасных труднее, чем просто найти докладчика. Пока мы не отработали этот подход напрактике, но запасным игроком у нас остается один из организаторов.

Теперь поговорим о поиске докладчиков. Начинать поиски следует с друзей, коллег. Среди них наверняка найдется человек, готовый поддержать ваши начинания и выступить с докладом. Если по знакомым поиск не увенчался успехом, надо брать курс на профильные компании. Про такие компании в своем городе вы наверняка наслышаны, поэтому проблема поиска как таковая отпадает. Остается взять контакты и выйти на связь.

Наша практика показала, что профильные компании готовы сотрудничать в подобных мероприятиях. Докладчик обязательно найдется, а если нет, то компания пришлет своих ребят в качестве слушателей. Предложенный способ мыпроверили на практике. Удалось заполучить не только отличного докладчика, но и обрести в лице компании надежного партнера по организации наших последующих мероприятий.

Не исключено, что после всех мероприятий все равно не наберется нужного количества докладчиков. Отчаиваться не стоит, это еще не проигрыш. Интернет стирает границы, и одного-двух докладчиков вполне реально пригласить извне. Сообщество фронтенд-разработчиков достаточно дружное, и кто-нибудь обязательно согласится выступить удаленно.

Организация видеострима добавит в план подготовки несколько дополнительных шагов, но благодаря современным сервисам задачу удастся решить быстро. При организации Ha.js мы делали ставку на двух удаленных докладчиков. Ребята из Питера готовы были выступить, но в итоге мы отказались от этой затеи из-за отсутствия нормального интернет-канала на площадке проведения.

Шаг шестой. Реклама

Вот и добрались до самого последнего этапа – реклама. Рекламой стоит заниматься сразу, как только будет готов сайт/группы. Всю рекламную кампанию желательно разделить на несколько этапов. Перед тем как делить, потрудитесь составить список информационных площадок для размещения анонсов. А потрудиться над этой задачей следует основательно, т.к. для следующих конференций он вам опять потребуется.

В каждом городе есть как минимум несколько городских порталов, различные тематические группы в социальных сетях (Instagram, Facebook, VK и т.д.). Включаете все их в список, а затем ранжируете по популярности.

Примерно за пять недель до мероприятия запускаете рекламную кампанию. Начинаем с менее популярных площадок (вспоминаем про ранжирование), а примерно за две недели до начала мероприятия выпускаем тяжелую артиллерию – самые популярные площадки. Они принесут основную массу посетителей.

До старта «большой» рекламной кампании мы начинали рассказывать о грядущем мероприятии среди «своих»: собственные аккаунты в социальных сетях, просьба поделиться новостью друзей и т.д. Первые регистрации мы получили именно от знакомых и знакомых знакомых.

При поиске рекламных площадок не забывайте о тематических группах местных технических университетов. Если группа популярна, то в ней состоят сотни студентов – одна из составляющих вашей аудитории. Администраторы таких групп наверняка поддержат вас и разместят флаер вашего мероприятия.

Из других информационных площадок обязательно стоит рассмотреть тематические подкасты. Если берем в расчет фронтенд, то лидирующие позиции в этом сегменте занимает «Веб-стандарты» [3]. Ребята делают отличное шоу, и в каждом номере есть анонсы тематических конференций. Это прекрасная возможность обратиться к ведущим, рассказать о своем мероприятии и попросить сделать анонс.

Немного собственного опыта и сухих цифр. Для Ha.js мы запускали рекламу примерно на 17 площадках. Все они дали разный эффект, но 38% посетителей мы получили от анонса в подкасте «Веб-стандарты», 20% – от студенческих групп,19% принесла рассылка по компаниям, остальные проценты поделили между собой менее популярные городские порталы и друзья.

День конференции

Если вы добрались до этого дня, значит, все трудности преодолены. Я вас поздравляю, вы стали настоящим организатором локальный конференции. Дальше остается немного понервничать, выступить (при необходимости) с докладом иобязательно зарегистрировать пришедших посетителей. Так вы оцените конверсию и составите базу заинтересованных людей, которых обязательно уведомите о следующем мероприятии.

В завершении добавлю: предложенные советы – лишь один из вариантов развития событий. Возможно, вы определите более простой способ привлечения людей и выработаете собственную, более простую схему организации. Важно одно – не сидеть на месте, а действовать. Тогда все обязательно получится.

Дополнительные ссылки

• Сообщество Ha.js в VK
• Официальный канал Ha.js в Telegram
• Официальный канал Ha.js в Telegram
• Официальный сайт мероприятия Ha.js – https://hajs.ru.
• Официальный сайт мероприятия Ha1s – https://ha1s.ru.
• Сообщество фронтенд-разработчиков «Веб-стандарты» – https://web-standards.ru.

Видеоролик с Ha.js #2

Статья подготовлена и опубликована в журнале "Системный администратор" http://samag.ru/archive/article/3446 (Июнь 2017)