На рынке программного обеспечения есть немало решений, предназначенных для автоматизации деятельности предприятия. Для компаний, бизнес которых связан с торговлей и дистрибуцией товаров, представлено несколько различных программных комплексов. Мы рассмотрим пакет OptimumDP, который сочетает в себе мощь и простоту использования.
Статья опубликована в журнале «IT Спец» №4, апрель 2007.
Предназначение системы
Программный комплекс Optimum предназначен для автоматизации и управления такими видами торговой деятельности, как сбор заказов, мерчендайзинг, торговля «с колес». Компании, занимающиеся торговлей, реализуют свои товары через представителей, деятельность которых обычно заключается в поиске новых клиентов и принятии заявок на поставку продукции. Для автоматизации их деятельности и увеличения доходов компании и существует OptimumDP.
Чтобы лучше понять необходимость автоматизации данного процесса, представим рабочий день торгового представителя. Утром он получает прайс-лист товаров от своего руководства, далее он отправляется на поиски потенциальных клиентов (или к уже закрепленным за ним клиентам) и принимает у них заявки на поставку определенного товара. Необходимые клиенту товары торговый представитель отмечает для себя в прайс-листе. Вечером, вернувшись в офис, торговому представителю нужно сообщить оператору данные по всем принятым от клиентов заявкам, чтобы тот смог выписать соответствующие счета-фактуры. На первый взгляд, все легко и просто.
Но посмотрим на это с другой стороны. Допустим, наша компания является дистрибьютором продуктов питания. Количество поставляемых компанией товаров составляет 1000 наименований. Для привлечения новых клиентов и сбора заявок в нашем штате трудится 30 торговых представителей. Представим себе деятельность 30 торговых агентов. В начале мы отправляем их в город, раздав печатные прайс-листы и дав все необходимые указания. Они уезжают на свое задание, а мы спокойно отдыхаем. Когда наступит вечер, все торговые агенты соберутся в офисе. Им нужно будет предоставить все данные по собранным заявкам оператору. Вот здесь и начинаются проблемы:
- Один оператор просто физически не в состоянии обслужить за короткое время всех торговых представителей. Если каждый из них хорошо потрудился, то собранных заявок может быть несколько десятков. Пока оператор будет выписывать фактуры по заявкам одного работника, все остальные будут ждать своей очереди.
- Торговым представителям, как и всем нормальным людям, свойственно ошибаться. На исправление ошибок тратится лишнее время. Это лишнее время вызовет негодование у других торговых представителей.
Схема территориально-распределенного проекта
Схема процесса интеграции
Выделив эти отрицательные стороны, можно подсчитать затраты, которые свалятся на бюджет компании:
- Увеличение штата сотрудников. Ведь чтобы ускорить процесс обработки информации, придется нанимать новых операторов, платить им жалование.
- Увеличение времени рабочего дня. Так как для работы с каждым торговым представителем невозможно выделить отдельного оператора, то большей части ваших сотрудников придется сидеть в холле и дожидаться своей очереди.
- Оператором придется увеличивать жалование, так как на такой напряженной работе за небольшое вознаграждение трудиться никто не будет.
- Рост штата сотрудников повлечет за собой увеличение единиц офисной техники (компьютеров, принтеров и т. д.).
И это только беглый взгляд на предполагаемые траты, — в реальной ситуации их будет гораздо больше. Чем же в этой тяжелой ситуации может помочь Optimum?
Не вдаваясь в техническую сторону системы, рассмотрим рабочий день торгового представителя, использующего данный программный комплекс. Сотруднику выдается КПК с соответствующим программным обеспечением. Как и в предыдущем случае, утром торговому представителю нужно получить свежий прайс-лист, но теперь он сам сможет обновить его, соединившись через GPRS с корпоративным сервером. Загрузив в КПК свежий прайс-лист, торговый представитель приступает к поискам клиентов и сбору заказов. Чтобы не загружать оператора вечером, по мере накопления заявок на поставку товара, торговый представитель может отправлять их на сервер компании, используя все то же соединение GPRS. Вечером ему не придется приезжать в офис, так как все собранные заявки будут уже обработаны.
Рабочее время оператора, таким образом, загружается более грамотно, — он обрабатывает заявки по мере их поступления. Выгода от подобной оптимизации действий очевидна. Ключевые причины:
- Производительность торговых представителей повышается за счет того, что им не приходится лишний раз ездить в офис и выполнять расчетные операции — Optimum все считает сама (и сумму заказа, и позиции товара в необходимых единицах). Также ускоряется ввод данных заказа: торговому представителю больше не придется ничего писать, — формирование заявки сводится к нескольким кликам стилусом по экрану.
- Усиливается контроль деятельности торговых представителей. Работодателю всегда доступна информация о посещенных точках, времени их посещения, а также фотоснимки с них. За передвижением торгового представителя работодатель может наблюдать с помощью GPS.
- Сокращение расходов на поддержку работы торговых представителей, — при использовании данной системы для нормальной работы средней компании будет вполне достаточно двух операторов. А благодаря равномерному поступлению заказов, большое количество складских работников также будет излишним.
- Сокращение затрат на обучение новых торговых представителей. Им будет необходимо освоить обращение с одной простой программой на КПК.
- Уменьшение трат на расходные материалы (бумагу, картриджи) благодаря передаче всей информации в электронном виде.
- А еще, работодатель может полностью спланировать день торгового представителя с помощью программы.
Техническая сторона
Optimum использует технологию «клиент-сервер». Серверная часть включает в себя базу данных и специальное приложение MAS (Mobile Application Server), которое является посредником между клиентом (мобильная часть Optimum) и этой БД. Клиентом является программа, которая устанавливается на КПК торгового представителя.
Поскольку MAS — одно из самых важных звеньев программы, то мы рассмотрим его более подробно. Данные от клиента передаются MAS в сжатом закодированном виде. Благодаря этому, в случаях использования синхронизации через GPRS уменьшаются затраты на трафик и время, необходимое на передачу данных. В итоге, время, затрачиваемое на полную синхронизацию с сервером (загрузка списка клиентов, прайс-листа), занимает около 3–4 минут, и это если предприятие является довольно крупным (с большим прайс-листом, внушительным списком клиентов).
К серверу MAS одновременно может обращаться большое количество торговых представителей. Для облегчения работы администратора MAS может автоматически обновлять мобильную часть программы Optimum. Стоит только клиенту подсоединиться к серверу, сразу будет проверена версия программы. И, при наличии более «свежей» версии, немедленно начнется обновление.
Простота администрирования
Для работы Optimum необходим сервер БД. Вся логика программы реализована с помощью набора хранимых процедур. Администратор/программист, в случае обнаружения ошибок, может быстро проанализировать код, найти проблемный участок и внести изменения. То есть в экстренных ситуациях использование хранимых процедур позволяет оперативно решить вопрос восстановления работоспособности системы.
Отчетность
Грош цена подобным программам, если бы они не умели формировать отчеты. В Optimum все это реализовано в приложении АРМ «Менеджер». Менеджеры компаний смогут сформировать необходимые отчеты: долги клиентов, маршруты агентов и т.д. А если понадобятся специфические отчеты, отвечающие определенным требованиям, то, благодаря все тем же хранимым процедурам, администратор может написать небольшой сценарий, который будет формировать требуемые отчеты.
Передача данных
Обмен данными между офисом и торговым представителем может происходить из любой точки города или даже Земли. Это становится возможным благодаря поддержке технологий GPRS, EDGE и WAP.
Перенос данных
Так как все свои данные Optimum хранит в БД, то достаточно с самого начала обеспечить возможность ее резервирования. Тогда в случае необходимости можно в кратчайшие сроки восстановить работоспособность системы.
Мобильная часть Optimum
На КПК каждого сотрудника устанавливается мобильная часть программы Optimum. С ее помощью торговый представитель может формировать заказы и заносить данные, касающиеся мерчендайзинга. Интерфейс программы очень простой и рассчитан на любой уровень подготовки. Все расчетные операции берет на себя программа, а сотруднику остается лишь выбирать нужного клиента и нужный товар.
Мобильная часть Optimum
Мобильная база данных содержит всю необходимую информацию для работы торгового представителя: по взаиморасчетам с каждым клиентом (долги, предоплата), по товарам (текстовая информация, графическое изображение товара), по остаткам товаров на центральном складе (или собственном складе), по всем проводимым акциям, а также список рекомендованных к продаже товаров и многое другое.
В случаях, когда торговый представитель осуществляет продажу «с колес» (van selling), Optimum обеспечивает поддержку на КПК сканера штрих-кодов. Его использование существенно увеличивает скорость работы.
Внедрение
Интеграция на предприятии системы Optimum занимает несколько дней и зависит от масштаба предприятия. Для интеграции необходимо:
- Приобрести программное обеспечение Optimum.
- Снабдить своих агентов КПК. Мобильная часть Optimum не очень требовательна к ресурсам, поэтому конфигурация КПК не обязана быть сверхмощной (подойдет Pocket PC 2000). В качестве операционной системы на КПК может быть установлена Windows Mobile или Palm OS — Optimum одинаково хорошо поддерживает обе платформы.
- Выделить компьютер под сервер. На нем будет храниться информация обо всех продаваемых товарах, торговых представителях, складах и т. д. Конфигурация сервера зависит от количества торговых представителей. Если у вас, скажем, 30 агентов в штате, то вполне хватит Pentium 4 с 512 Мб RAM. Емкость жесткого диска напрямую зависит от размера БД. Если вы хотите, чтобы агенты отправляли принятые заказы посредством GPRS, то выделенный для этой цели сервер должен быть обеспечен доступом в Сеть.
- Установить на сервере операционную систему из семейства NT, то есть Windows 2000/XP/2003 Server.
- Установить на серверный компьютер Mobile Application Server (часть системы Optimum), который позволит производить обмен данными между КПК и сервером.
- Также на него нужно установить сервер баз данных. Как сервер БД может использоваться, например, MS SQL Server или Oracle. Полный список можно узнать на официальном сайте, но в большинстве случаев применяются именно эти системы управления.
- Установить на КПК торговых представителей приложение «АРМ Менеджер» (входит в пакет Optimum) для контроля их деятельности, а также мобильную часть системы Optimum, которая позволит им формировать заказы.
- Интегрировать систему Optimum с системой учета деятельности предприятия.
Установка приложений
Установка всех компонентов Optimum ничуть не отличается от установки обычных программ для Windows. Перед ней необходимо установить драйвер HASP-ключа. Установив все программы, входящие в пакет Optimum, нужно зарегистрировать лицензии на использование программ. Это можно сделать на сайте http://license.deltasystems.ru. Больше никаких действий производить не нужно: все готово к работе. Единственное, что осталось сделать — интегрировать Optimum с корпоративной информационной системой предприятия.
Взаимодействие с КИС
Optimum, можно интегрировать с разными корпоративными информационными системами, например, с «1С:Предприятие». Интеграция необходима для того, чтобы Optimum могла обмениваться данными с корпоративной информационной системой. Как правило, для этого пишется соответствующая программа. Благодаря тому, что для своей работы серверная часть Optimum использует лишь хранимые процедуры базы данных, процесс интеграции сильно облегчен. Вам достаточно организовать подключение к БД, обеспечить связь по технологии ADO или ODBC и написать программный код, при выполнении которого будет вызываться соответствующая хранимая процедура. Описание всех хранимых процедур приводится в файле справки, который поставляется с программой.
Mobile Application Server
Альтернативы Optimum
Комплекс программ Optimum не является единственным решением для автоматизации деятельности торговых представителей. Среди альтернативных проектов:
ST — Мобильная торговля (www.sys4tec.com). Один из главных конкурентов Optimum. По количеству функций они на одном уровне. «ST — мобильная торговля» позволяет автоматизировать такие виды деятельности торговых представителей, как мерчендайзинг, Van Selling, Pre Selling.
PalmOrder (www.palmorder.com). Достойный соперник для автоматизации мобильной торговли. Обладает схожими с Optimum возможностями. Главный плюс этого ПО — более низкие требования, предъявляемые к системным ресурсам. Это касается производительности КПК и сервера.
Мнение эксперта
Дмитрий Буленков, руководитель отдела продаж группы компаний CDC (Центр Корпоративных Разработок), крупнейшего независимого разработчика программного обеспечения для мобильных систем автоматизации предприятий. Также эта организация занимается разработкой, внедрением и поддержкой программного комплекса автоматизации мобильной торговли Optimum.
Выгодна ли продажа подобных систем автоматизации для конечных клиентов и не пугают ли их цены?
IT-рынок растет в среднем на 18% в год. Продажи решений для Sales Force, которые продвигает наша компания, растут еще быстрее. Более чем за 10 лет успешной работы в России и странах СНГ Группа компаний CDC накопила ценнейший опыт сотрудничества как с крупнейшими производителями и дистрибьюторами товаров повседневного спроса с разветвленной сетью сбыта, так и с небольшими компаниями с общим штатом «мобильных» сотрудников и отдела прямых продаж в 5–20 человек. Как при крупных, так и при средних масштабах проекта цена не является ключевым фактором в принятии решения об автоматизации мобильной торговли и управления дистрибьюцией, главное — качество и надежность системы, уверенность в профессиональности проводимого внедрения. Если эти моменты присутствуют, окупаемость проекта составляет 1–2 месяца и дальше идет чистая прибыль. В нашей практике есть реальные случаи, когда клиент уже через 6–8 недель эксплуатации системы Optimum констатировал повышение эффективности дистрибьюции на 15%!
Когда вы решили создать комплекс программ Optimum ДП, вы брали за основу существующую систему?
Мы начали работать на рынке автоматизации мобильной торговли более 10 лет назад. В тот момент только появились первые интеллектуальные мобильные устройства, и мы решили предложить рынку новые эффективные инструменты для развития дистрибьюции.
Имеет ли успех Optimum ДП за рубежом или данный программный комплекс ориентирован непосредственно на Россию?
На данный момент мы активно работаем на рынке России и в странах СНГ — более 1200 клиентов, 35000 пользователей. Разработан мультиязычный интерфейс, который легко позволяет адаптировать продукт к любому рынку.
Что планируется в дальнейшем?
В настоящее время стартовал проект по продвижению на рынок нового модуля комплекса Optimum в дополнение к уже существующему функционалу. Теперь вы можете планировать и создавать маршруты «мобильного» персонала и анализировать результаты деятельности таких сотрудников по GPS. Модуль Optimum ГИС (Географическая Информационная Система). Таким образом, появилась возможность планирования оптимальных маршрутов для торгового представителя и генерации его пути с учетом направлений и проходимости дорог, транспортных развязок и удаленности торговых точек друг от друга. Теперь можно подготавливать и печатать подробный план дневного маршрута сотрудников, учитывая при составлении маршрутов территориальное деление подконтрольных торговых точек между агентами. Учет времени работы с точкой при расчете времени маршрута, мониторинг местоположения торговых представителей и удаленная передача этих данных в офис, анализ планируемых и фактических маршрутов торговых представителей с помощью электронной карты, — вот далеко не полный перечень новых возможностей для торговых представителей, мерчендайзеров и руководства компаний FMCG. Одним из важнейших преимуществ в приобретении модуля Optimum ГИС является технология быстрой и простой интеграции модуля с Автоматизированной Системой Управления Мобильной Торговлей Optimum ДП. Клиенты, использующие АСУМТ Optimum, могут установить Optimum ГИС без привлечения специалистов всего за несколько минут.
А какой был функционал у первой версии Optimum?
Это была первая российская система автоматизации прямых продаж «МОТОС» (Мобильная Торговая Система), основанная на использовании карманных компьютеров Newton MessagePad. Разработана она была в 1996 году, а начальный функционал решал задачи маршрутизации агентов, давал возможность выписывать и распечатывать накладные, а также позволял контролировать остатки в кузове.
Кто ваши клиенты?
Первым клиентом стала компания «РУСМЕД» — крупный дистрибьютор товаров бытовой химии, парфюмерии, личной гигиены. На сегодняшний день к списку клиентов присоединились лидеры FMCG-сектора — Gillette Group, SUN Interbrew, Nestle, группа компаний ПЕПСИ (Россия), дистрибьюторские сети Kraft Foods, Schwarzkopf & Henkel, Colgate-Palmolive, Johnson & Johnson, Чупа-Чупс, Wrigley, Mars, Procter & Gamble, REEMTSMA, ОАО «Вимм-Билль-Данн Продукты Питания», КАМПОМОС, группа компаний СЛАТА, Торговый Дом «Ай-Си-Эс», Дистрибьюторская компания «Алиди», группа компаний «МЕГАПОЛИС», ЗАО «Веда», ОАО «Лебедянский», Торговый Дом «Русский Алкоголь», ООО «Объединенные кондитеры», «Пивоварня Москва-Эфес», ОАО Нижфарм, ЗАО Союз Квадро, ООО Трансазия Лоджистик, UPECO, «Май», Татспиртпром и многие другие!
Возможна ли интеграция Optimum с системой 1С? Своими силами или с вашей помощью?
В нашей компании существует специальный отдел интеграции, который решает вопросы не только интеграции с 1С, но и с практически любыми КИС, которые представлены на современном рынке. Начиная с продуктов SAP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Фолио, БЕСТ, Галактика и заканчивая самописными системами учета. Также мы можем проводить обучение IT-специалистов клиента (четырехдневный семинар), в процессе которого совместно готовится механизм интеграции, и в дальнейшем его можно самостоятельно поддерживать.
Что нужно для интеграции вашего комплекса, и какими знаниями должен обладать IT-специалист компании для самостоятельного внедрения Optimum?
Система является 1С-совместимой и имеет легкий и понятный механизм интеграции, основанный на использовании хранимых процедур. Надо ориентироваться в SQL и знать свою учетную систему — с технической стороны это все.
А каковы затраты на обучение персонала?
Запуск системы в полную эксплуатацию в течение 5 рабочих дней — для нас норма, а освоение работы с КПК проходит в течение 1 рабочего дня.
Насколько ОПТИМУМ ДП популярна среди подобных ERP систем?
На данный момент, по данным исследования консалтинговой компании StarsCons, мы занимаем более 70% рынка систем автоматизации мобильной торговли в России и странах СНГ. С 2001 года Группа компаний CDC выиграла практически все официальные тендеры. Тем не мнее, мы с уважением относимся к компаниям, работающим с нами на одном рынке. А один из наших девизов — быть на шаг впереди потребностей клиентов и возможностей конкурентов.
Роман Шумилов, управляющий продажами ООО «Нестле Россия» по Хабаровскому краю
Ощущаете выгоду от использования Optimum?
Выгода очевидна. Например, любой торговый представитель, работающий в пределах города, а также за его пределами, имеет возможность в любой момент времени синхронизироваться через канал GPRS, отправить взятые заказы для сборки на склад, получить корректные остатки на складе, обновить прайс-лист, цены, новинки. Особенно это актуально для торговых представителей, работающих по межгороду и в командировках.
Как отнеслись к нововведению торговые представители?
В самом начале были проблемы. Люди не всегда с радостью и готовностью встречают разного рода инновации, особенно когда они касаются новых разработок в сфере информационных технологий. Но после обучения и буквально месяца работы все противоречия со стороны сотрудников сошли на нет. Торговые представители по достоинству оценили удобство и экономию самого главного своего ресурса — рабочего времени.
Как быстро удалось внедрить?
Внедрение проходило в три этапа с перерывом в два месяца по всей стране одновременно (интеграция проходила у всех дистрибьюторов Нестле). Параллельно с этим обновления были и со стороны разработчиков — несколько раз добавляли новый функционал (например, модули мерчендайзинга, дистрибьюции).
Почему выбор пал именно на Оптимум?
Наши специалисты обращались в несколько компаний разработчиков ПО, для определения именно той, которая имеет в своем арсенале, во-первых, уникальный продукт, во-вторых, соответствующий требованиям и запросам, которые наша компания предъявляет к своим сотрудникам. В-третьих, он должен быть максимально простым и удобным в использовании. И, конечно, с возможностью дальнейшего совершенствования ПО с учетом новых требований. В итоге мы остановились на программном комплексе Optimum.
Сканы статьи
